GDPR in Picasso - hur?


EU: s dataskyddsreform 2018, populärt benämnt GDPR, har ett antal begränsningar om hur ni får lagra och använda era gästers personuppgifter.

Läs mer om ämnet på Datainspektionens hemsida

Det är oerhört viktigt att du som hotell tar försiktighetsåtgärder mot GDPR och följer reglerna för databehandling. I samband med Picasso har Techotel genomfört funktioner som uppfyller delar av den nya lagstiftningen som berör Picasso. Det kan göras med en GDPR-standard eller GDPR Digital-lösning.

Nedan förklarar hur

Förloppet i allmänhet / Sekvensen av dina åtgärder för att göra Picasso GDPR redo

1. Vilken lösning vill du ha - Standard eller Digital?
2. Hämta beställningsavtalet på denna site och returnera detta till Techotel Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.
3. Inställning och aktivering av olika typer av samtycken.
4. Ställ in GDPR-post (GDPR Digital Edition)
5.Insamling av skriftligt samtycke via den valda lösningen.
6. Anonymisering av personuppgifter och aktivering av GDPR. Dessa två steg måste göras i slutet! (Observera att anonymiserad gästdata inte kan återskapas)

 

GDRP INSTRUCTS picure 1

GDPR Standard (gratis)

Utskick av samtyckesmejl:
1.Gör ett utskick till de gäster du vill ha samtycke av
2. Välj gästerna och tryck på "Mail" -knappen.
3. När dialogrutan för e-post öppnas kan din mall infogas (möjligen baserat på bifogad "Idéupplägg Layout Standard" Download).
4. Skicka samtyckesmail till gästerna

Mottagande av GDPR-mejl:
5. Leta upp gästen i Marketing
6. Öppna fliken "samtycke" och kryssa i samtycke från gästen *.

 GDPR INSTRUCT picture 2 Consent

 

* Kom ihåg att GDPR kräver skriftligt samtycke så att det ska finnas ett e-mail eller liknande dokumentation.

Alternativt, i för en grupp gäster som har gett samtycke, välj gästerna och välj "Redigera valda kunder / Ändra valda kunder" och ändra för flera gäster samtidigt.


Det är en bra idé att upprepa utskicket flera gånger, till exempel med en månads mellanrum, för att maximera exponeringen. Använd vid behov. vårt ”Idéupplägg standard” här Download.

 

 

GDPR Digital (Tillköp Hyra)GDPR INSTRUCT picture 3 send GDPR mail


1. Techotel erbjuder en länk som hotellet kan skicka till alla eller utvalda gäster i Marketing / CRM modulen Det är möjligt att välja fler gäster och skicka till alla samtidigt.

2.Gästen får nu en länk till en sida där gästen kan uppdatera sitt samtycke till önskat. (se bifogade "Idéupplägg - Digital" Download)

3. Gästerna kan också ange sin e-postadress direkt på hotellets hemsida och får då en länk till samma sida och kan där bekräfta sitt samtycke. GDPR Digital innehåller en länk som du kan implementera på din webbplats för detta.

 

OBS: Gästerna har alltid möjlighet att ange epost och få en ny länk. Ändringar i godkännanden laddas automatiskt i Picasso.

landing

 

Landing Page (GDPR Digital)

 

När gästen följer länken i mejlet visas en sida där hen kan välja vad hen samtycker till.

Content av detta bestäms i Picasso i Hotelsetup -> typer -> GDPR

Bortsett från varje typ kan du se om gästen har gett sitt samtycke till nyhetsbrevet eller liknande.

Genom att klicka på samtycket kan gästen läsa ytterligare information och ändra sitt samtycke

 

 

 

Registrering av ändringar

I Marketing kan du se vilka förändringar som gjorts och vilket samtycke som har givits.

“Samtycktsflik" - Vilket samtycke har gästen givit:

 samtykkefane

 

"Fliken Kontakter" - Vilka ändringar har gjorts till gästen.

 kontaktfane

 

GDPR samtyckeGDRP Types

Innan godkännande av samtycket kan automatiseras måste godkännandena konfigureras i
Hotelsetup -> typerr -> GDPR-samtycke.

Här är en lista över partners Picasso har möjlighet att skicka personuppgifter till. Det är viktigt att se till att alla beskrivningar du vill använda finns och att de är korrekta!

 

gdpr setup 

 

Aktivera samtycke" aktiverar relevant samtycke i Picasso, och gästen har nu möjlighet och kan nu uppdatera detta samtycke.

"Allmänna villkor" betyder att samtycket ingår i hotellets allmänna villkor, gästen skall inte ge detta samtycke i enlighet vad som redan anges i de allmänna villkoren.

"Aktivera GDPR" Aktiverar GDPR-funktionalitet. Om denna inställning inte är inställd, skickar Picasso fortfarande personuppgifter till samarbetspartner trots att samtycke saknas. (Obs: Aktivera detta endast när samtycke har samlats in och på plats - är det aktiverat utan gästens samtycke så skickas ingen data till någon partner.)

Notera Personuppgifter kommer endast att skickas till samarbetspartner när gästen har gett sitt samtycke eller samtycket har givits med de " Allmänna villkor ".

 

 

Uppsättning av GDPR mail (GDPR Digital)

I Hotelsetup -> Basic -> E-post
kan du redigera texten i det e-mail mottagaren tar emot med länken för att uppdatera sitt samtycke.
(se "Idéupplägg - Digital"  Download)

digital mail

 

anonymisering
Automatisk anonymisering av gästdata på reservationer och kundlistor

Öppna -> Hotellsetup -> Basic -> GDPR.
Här aktiveras anonymiseringen.

När anonymisering är aktiverad börjar Picasso anonymisera personuppgifter under nattkörningen.

Observera att CC: anonymiserat anonyma gästdata inte kan återskapas !!!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Behöver du mer hjälp?

Om du vill ha instruktion och hjälp med installationen har du alltid möjlighet att boka en av våra konsulter för hjälp.

en hjälp som Techotel använder kommer att faktureras timvis.

Skriv till Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

OBS: Vi rekommenderar att du bokar i god tid. Många hotell har redan bokat tid för undervisning. Det faktiska genomförandet kommer att ske över en period, eftersom alla dina gäster nu måste ha möjlighet att svara och acceptera innan anonymiseringen börjar.

Vi ser fram emot ett gott samarbete och en smidig  övergång till framtida lagstiftning.

 

 

Se även:

Läs mer om GDPR i allmänhet

Läs mer om GDPRs framtida verksamhet på den här sidan

Läs vanliga frågor och svar om GDPR på den här sidan